Hankinnan voi määritellä hengiltä

Hankintalain yksi peruspilari on suhteellisuus.

Törmäämme jatkuvasti tilanteisiin, joissa hankintaa valmistellessa joudumme joko jarruttelemaan tilaajaa tai pysähtymään oman työmme kohdalla tämän aiheen äärelle. Suhteellisuus.

Varmasti usein miten puhumme silloin kelpoisuusvaatimusten asettamisesta, esimerkiksi luottoluokituksesta tai liikevaihtovaatimuksesta, referenssien määrästä ja laadusta. Mutta se on vain pinta raapaisu siihen mitä meidän tulisi miettiä.

Olemme olleet aktiivisesti mukana myös vastaamassa tarjouspyyntöihin. Kun ajatellaan meidän toimialaamme, konsulttipalvelut, törmäämme asioihin kuten vastuuvakuutuksen miljoonat, asiantuntijan työkokemusvuodet, vaadittu koulutustaso -näin muutaman esiin nostaakseni. Kelpoisuusvaatimuksilla pyritään tietenkin varmistamaan tarjoajan kyky tuottaa palvelu/tuote tilaajalle, mutta kohtuus on siinäkin taitolaji ja markkinatuntemusta tarvitaan.

Oma kohtaisesta kokemuksesta tiedämme, että tarjoaminen voi olla hyvin raskasta. Liitteitä on kerättävä sieltä täältä ja lomakkeita täytettävä, kirjoitettava selvityksiä ja vaikka mitä. Tämä nousee myös esille, kun tarjoajien kanssa keskustelee. Julkinen hankinta on hyvin määrämuotoista ja neuvottelun mahdollisuudet ovat rajalliset – ostaminen eroaa B2B tai kuluttajakaupasta. Välillä tuntuu kuin hankintayksikkö ei luottaisi tarjoajiin, pahimmissa tapauksissa vaikuttaa, ettei luoteta prosessiinkaan. Ja se pyörähän pyörähtää myös toiseen suuntaan, tarjoajilla on paljon epäluottamusta myös.

Hyvä markkinaselvitys ja markkinavuoropuhelut auttavat murtamaan epäilyksiä, mutta silti hankinnoissa astutaan usein helposti ansaan. Määritellään ja määritellään itsemme tilanteeseen, jossa tarjouksen jättämisestä tulee liian työlästä tai vaatimuksen mukaisia palveluita/tuotteita ei löydy tai löytyy vain yksi. Suhteellisuus hukkuu, kun halutaan varmistamalla varmistaa epäoleellisetkin asiat ennen sopimusta.

Vuoden 2023 aika tekemiimme hankintoihin saapui keskimäärin 3,7 tarjousta/ hankinta. Tämä on oikein hyvä luku ottaen huomioon laajan skaalan hankinnankohteita, joita työstimme. Silti pyrimme jatkuvasi vähentämään tarjoamisen esteitä, olemaan suhteellisia ja ratkaisukeskeisiä. Hankinnat ovat juuri niin hyviä kuin mitä teemme niistä!

Muutamia lukuja viimevuodelta (2023):

  • 51 läpivietyä hankintamenettelyä
  • yhteensä 191 käsiteltyä tarjousta
  • EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja 18
  • EU-kisohin yhteensä 91 tarjousta (keskimäärin 5,1)
  • Kansallisia hankintoja 28
  • Kansallisiin kilpailutuksiin yhteensä 92 tarjousta (KA 3,3)
  • Loput pienhankintoja ja puitesopimusten sisäisiä minikilpailutuksia

Tervetuloa kevään 2024 koulutuksiin

Jatkamme tänä keväänä koulutustemme sarjaa siitä mihin viime vuonna jäätiin. Vuonna 2023 kuljimme teemalla ”Ostamisen osaaminen” ja nyt syvennymme hankinnanosapuolten kautta sujuvan prosessin luomiseen. Luentosarjamme kulkeekin nimellä ”Hankinta on kolmen kauppaa”.

Tiiviit, noin kahden tunnin koulutukset pyrkivät hankinnan eriosapuolien aktivointiin ja yhteistyömallien rakentamiseen. Katselemme hankintaprosessia loppuasiakkaan, eli kohderyhmän kautta, tarjoajan silmin sekä tarkastelemme sitä kuinka hankinnan asiakirjoihin panostamalla voidaan tarjoamisen kynnystä madaltaa. Luentosarjan päättää kesäkuussa tarjoajille suunnattu ”Tarjoajana julkisessa hankinnassa” peruskoulutus.

Aamupäivän koulutukset järjestetään pienryhmille meidän omalla toimistolla, nyt kannattaa varata oma paikka että mahdut varmasti mukaan.

Tutustu kevään koulutuksiin ja ilmoittaudu mukaan!

 

Konsultti iloitsee – Kysyvä ei tieltä eksy

Hankintoihin liittyy monia harhaluuloja ja ennakkoasenteita, joista monet selviäisivät pienellä perehtymisellä ja kysymällä. Valitettavasti aina kun kysymys jää tekemättä lisääntyvät epäluulot ja niistä tulee kerrottua kaverille. Näin saadaan aikaan ikävä kerrannaisvaikutus, joka ruokkii niitä harhaluuloja ja ennakkoasenteita. Ilmiö esiintyy niin tarjoajapuolella kuin valitettavasti hankintayksiköiden taholta. Ja ne asenteet kovin helposti tuplaantuvat, kun omia toimia tarkemmin kontekstiin laittamatta, epäilykset puretaan someen.

Tulipa esipuhe, mutta tämä alleviivaa niin hyvin viitekehystä, jossa toimimme. Epäluulot kohdistuvat hankintalakiin ja sen pohjalta hankintoja tekeviin hankintayksiköhin ja siellä työskentelevien ihmisten ammattitaitoon. On täysin totta, että moni hankintoja tekevä tekee niitä oman toimensa ohessa ja kenties hataralla hankintaosaamisella. Tässä me toimimme puskurina ja apuna sen hankintalain ja hankintaprosessien asiantuntijoina.

Pyrimme osaltamme murtamaan ennakkoluuloja ja epäilyksiä avoimuudella ja tekemällä hankinnoista lähestyttävämpiä. Puhumme paljon sopimusten ja muiden asiakirjojen selkosanaisuudesta. Ymmärrettävyydestä. Kehotamme selventämään asioita vastuunjakotaulukoin ja muilla visuaalisilla avuilla aina kun mahdollista. Valitettavasti asiakirjoista tulee usein kymmenien sivujen paketteja. On aloja, joilla tarjoajien ydintehtävä ei edellytä suurempaa tietoteknistä osaamista tai suurien asiakirjakokonaisuuksien hallintaa. Tarjoamaan lähteminen voi jo lähtökohtaisesti olla siis kynnys. Liian usein törmäämme tilanteeseen, jossa tarjoaja ei selkeästi ole joko lukenut tai ymmärtänyt tarjouspyyntöä ja sen liitteitä. Ja sepä hankintaa tekevää harmittaa. Mikään ei ole ikävämpi syy hylätä tarjousta. Välillä tekee mieli aloittaa tarjouspyyntöasiakirja punaisella tekstillä KYSY KAIKKI EPÄSELVÄ KYSYMYS-VASTAUSVAIHEESSA.

Tämän todettuani saan ilokseni todeta, että tässä heti vuoden alkuun olemme saaneet hienoja kysymyksiä! Siis todella ja useampaan otteeseen. Näiden perusteella olemme oppineet ymmärtämään taas toisiamme paremmin, näkemään kuinka asioita voi ymmärtää eritavoin. Yhdelle koulukuljetusreitille oli esimerkiksi määritelty lapsia 10+7, merkintä oli tilaajalle jollakin tasolla itsestäänselvyys, mutta ei auennut tarjoajalle reittiselosteesta. Hän kysyi, tilaaja täsmensi. Ei ole aina helppoa sanoittaa asioita yksiselitteisesti.

Hankinnan kysymys-vastausvaihe on se, jossa tarjoaja voi nostaa esiin ajatuksensa kilpailutuksesta ja kysyä epäselviä asioita. Hankintayksikkö voi näiden perusteella täsmentää, korjata ja tilanteen vaatiessa myös keskeyttää hankinnan. Välillä kun hankinnan määrittelyssä mennään metsään, vaikka kuinka olisi markkinakartoitus tehty. Se nyt on vain niin kovin inhimillistä.

Vanha sanontakin sanoo ”Kysyvä ei tieltä eksy”. Kysyminen ei koskaan ole turhaa. Jos hankinnassa sinua jokin mietityttää, se mietityttää varmasti myös jotakuta toista. Ollaan kuitenkin aina asialinjalla.

Muistetaanhan että, julkaistun hankinnan osalta viestintä käydään vain tarjouspyynnössä ilmoitetulla kysymys-vastausvaiheella. Ei somessa, ei soittaen hankintayksikköön. Tasapuolisen kohtelun nimissä tieto tulee jakaa kaikille mahdollisille tarjoajille hankintajärjestelmän kautta. Ja ne vastaukset, ne sitovat hankintayksikköä.

Joulunaika 2023

On tullut aika kiittää vuodesta 2023, joka on jälleen sisältänyt hienoja ja onnistuneita hankintoja. Iso kiitos kaikille asiakkaillemme luottamuksesta. Jatketaan hyvässä yhteistyössä 2024!

Joulun aikaan olemme töissä 21.12.2023 saakka. Perjantaina 22.12.2023 olemme sitten jo tonttuhommissa. Välipäivinä päivystämme, joten saa soittaa jos jotakin yllättävää tulee vastaan. Tammikuussa aloitetaan sitten uusi hankintavuosi ladatuilla akuilla ja täyttä häkää.

Onnea ja iloa joulunaikaan!

Puitesopimuksella monenlaista lisäarvoa

Monilla kunnilla on käytössä erilaisia ja eripituisia puitesopimuksia; on eri suunnittelualojen suunnittelupalveluja, on valvonta- ja rakennuttamispalveluita ja muita asiantuntijapalveluita, on pienien urakoiden puitesopimuskumppaneita jne.

Mitä hyötyä puitesopimuksista oikein on?

Puitesopimuskumppaneita kilpailutettaessa on varmasti tarkkaan mietitty mitä palveluja tarvitaan, kuinka monta kumppania tarvitaan, millaisella summalla palveluja hankintaan vuosittain ja mikä on järkevä sopimuksen pituus.

Aikanaan, kun valmistelin ensimmäisiä teknisen toimen asiantuntijapalveluiden puitesopimuksen kilpailuttamista, johtavana ajatuksena oli, että saisin oman organisaation tueksi ajantasaista osaamista ja nopeaa palvelua kunnan hankkeiden valmisteluun, koska omia resursseja ei ollut.

Puitesopimuksia on perinteisesti hyödynnetty erilaisissa asiantuntijapalveluissa, mutta se on myös erittäin hyvä toimintamalli pienten rakennusurakoiden, sähkö- ja LVIA-töiden toteuttamisessa, sekä erilaisissa tavarahankinnoissa. Hyvät puitesopimuskumppanit antavat varsin hyvin varmuuden siitä, että tilaajalla on saatavissa osaavia resursseja, kun niitä tarvitaan erilaisten hankkeiden valmistelussa ja toteutuksessa. Ja riittävän pitkä sopimusaika syventää ihmisten keskinäistä yhteistyötä ja vuorovaikutusta.

Puitesopimuksien kilpailutuksen myötä tilaaja saa tiedon palvelun hintatasosta, mikä taas puolestaan auttaa hankkeiden budjetäärisessä hahmottamisessa. Tämä on tärkeä seikka kuntien erittäin tiukkojen talousarvioiden laadinnassa.

Voi todeta, että yhteistyö puitesopimuskumppaneiden kanssa parantaa toimintojen ja hankkeiden suunnitelmallisuutta ja tarjoaa kipeästi kaivattua ammattitaitoista lisäresurssia kuntien toimintaan.

Parhaimmillaan luotettava puitesopimuskumppani tuntee kunnan toimintatavat sekä prosessit ja osaa ottaa ne huomioon välillä varsin kiireellisissäkin toimeksiannoissa. Lisäksi asiansa osaavalla puitesopimuskumppanilla on ajantasainen tieto ja osaaminen hankkeisiin liittyvistä ja niissä huomioitavista lainsäädännöllisistä vaatimuksista, määräyksistä sekä oikeista toimintaprosesseista. 

Ja tiedetäänhän, että tuttuus tuo turvallisuudentunnetta.

Hyppäsin tuntemattomaan – julkiset hankinnat yllättivät

Leena Alhonpää

Kaksi kuukautta julkisia hankintoja on nyt takana, ja minulla on uutta asiaa opittuna hurja määrä. Monen monta asiaa vielä opittavana, mutta onneksi on upean työyhteisön tuki, opastus ja tsemppi takana. Saan oppia parhailta; nämä ihmiset täällä ovat asiantuntijoita sanan varsinaisessa merkityksessä.

Saan olla osaamaton ja tietämätön. Kysymyksiini jaksetaan vastata, ja kerrotaan myös isompi asiakokonaisuus kysymykseni taustalla. Minulle annetaan koko ajan enemmän vastuuta, ja saan itsenäisesti pohtia, miten tiettyä asiaa aletaan ratkoa. Minulle tämä on oikea tapa oppia: haluan tietää, miksi jotakin tehdään.

Tänne tullessani käsitykseni julkisista hankinnoista oli luokkaa ”halvin tarjous pitää valita”. Eikä itse prosessikaan ollut millään tavalla tuttu. Ensimmäisiä oivalluksiani oli, että taidan itse olla melkoinen sääntöfriikki! Minun tietynlaista järjestystä halajava mieleni on taivaassa, kun hankintalaki määrää esimerkiksi, että tarjouksen on oltava sinä tiettynä päivänä, sinä tiettynä kellonaikana järjestelmässä. Muuten olet ulkona.

Ymmärrys on kasvanut valtavasti. Ymmärrys ja osaaminen itse päivittäisistä työtehtävistä, mutta myös laajempi ymmärrys julkisista hankinnoista ja niiden prosesseista. Ja mitä enemmän opin, sitä enemmän kasvaa tarve tietää ja oppia lisää. Tämähän on ihan äärimmäisen mielenkiintoista! Jo tässä ajassa olen ehtinyt tutustua ja perehtyä moneen mielenkiintoiseen aiheeseen ruokaleipien suola- ja kuitumääristä oppilaskuljetusten reittien pähkäilemiseen. Tässä ikään kuin sivussa ja huomaamatta tulee oppineeksi kaikenlaista!

Ymmärrys on kasvanut toisellakin tavalla. Olen tajunnut, että minulla on mahdollisuus vaikuttaa. Meillä on mahdollisuus vaikuttaa. Koska sitä hinnaltaan halvinta tarjousta ei tarvitse hyväksyä. On olemassa tapoja vaikuttaa siihen, millainen sopimus halutaan. Millaisia ruokaleipiä eskarilaiset syövät tai millaista bussireittiä koululainen kulkee.  


Ensi viikolla onkin sitten Hankinta-Suomi-syysseminaari! Ollaan siellä Hilman kanssa seminaarihumussa; tule nappaamaan hihasta niin höpistään!


Leena Alhonpää on aloittanut Ju-Halla hankinta-assistenttina ja Inkerin vanhempainvapaan sijaisena kesällä 2023. Hän valmistuu aivan kohta tradenomiksi Turun Ammattikorkeakoulusta ja on toiminut aiemmin pitkään kaupan alalla.

Nopea, ketterä, innovatiivinen

Teimme syksyn alun kunniaksi pienen asiakastyytyväisyyskyselyn. Samaan aikaan saimme ihan kasvotusten kuulla olevamme innovatiivisia ja ketteriä. Haluamme esittää lämpimät kiitokset kaikesta palautteesta ja kyselyymme vastanneille!


Pureudutaanpa hetki saamaamme palautteeseen, jonka voi siis todellakin tiivistää sanoihin nopea, ketterä, innovatiivinen. Isoja sanoja. Meille ne kaikki merkitsevät kuitenkin varsin samaa asiaa, meitä. Olemmehan pieni ja ketterä tiimi. Se on suurin voimavaramme, mutta myös Akilleen kantapäämme.


Pienessä tiimissämme ei ole tarkkaa hierarkiaa. Sille ei yksinkertaisesti ole tarvetta. Pyrimme yhteisvoimin jakamaan työtehtävät ja vastaamme kukin asioiden etenemisestä. Jokainen saa vaikuttaa ja antaa asiantuntijuudestaan. Säännölliset palaverit huolehtivat tiedonsiirrosta, kehittymisestä ja työn jakautumisesta tasaisesti. Koska yksi meistä tekee 90% etänä, olemme viimeisen vuoden aikana panostaneen paljon myös sähköiseen työjonoon ja palaverikäytäntöihin. Etäisyys ei saa olla ketteryyden este. Eikä työhyvinvoinnin! Päivittäinen kahvitunti on tärkeä osa tiimin toimivuutta.


Pieni asiantuntijatiimimme on itseohjautuva. Prosessimme ovat kevyitä ja usein hyödynnämme ja testaamme MVP-tason ratkaisuja työtämme tukevissa toiminnoissa. Hankintaprosessin vaiheiden merkintä kalentereihin on pieni teko, mutta auttaa suunnattomasti resurssointia ja jokaisen oman työviikon suunnittelua. Se on myös tapa huolehtia asioiden etenemisestä, vaikka joku meistä sairastuisi.


Pieni tiimimme eroaa paljon asiakaskuntamme organisaatioiden rakenteesta. Monessa hankintayksikössä ja kunnassa saattaa yksittäisten toimijoiden tai osastojen toiminnot mukailla ketteriä periaatteita, mutta julkinen päättäminen on hyvin hierarkkista. Yksittäinen hankinta kulkee päätösprosessin läpi useita kertoja. Jokainen niistä vie aikaa. Emme siis yhtään ihmettele, että vaikutamme nopeilta ja ketteriltä.


Meille ketteryys on myös asiakkaan kuuntelemista. Onhan ketteryyden ydinajatuksena ymmärtää mitä tehdään ja miksi. Ilman tuota ymmärrystä on hyvin vaikea kehittää. Mietimme pitkään ja päädyimme tämän olevan se tärkeä kohta, kun meitä kuvataan innovatiivisiksi. Vaikka hankintalain mukaiset menettelyt ovat ns. vakioita, kuuntelemalla ja ymmärtämällä asiakkaan oikeaa tarvetta pystymme asettelemaan vaatimukset ja laadunvertailun perusteet laadukkaasti – valitsemaan oikeat palikat toimivalle sopimuskaudelle.


Oman substanssiosaamisemme tunnistaminen ja tunnustaminen on meille tärkeää. Valmistelemme hankintoja niin monella eri alalla, että emme voi olla niissä syviä osaajia. Oma substanssiosaamisemme on hankintaprosessi, sen asiakirjat ja hankintalain soveltaminen. Hankintalaki ja menettelyt antavat meille raamit, joihin emme yritä istuttaa hankinnankohdetta vaan etsimme hankinnan kohteelle parhaiten istuvat raamit. Siksi käännymme usein markkinoiden puoleen. Markkinavuoropuheluiden kautta löydämme usein myös innovatiivisia ratkaisuja sekä vertailuperusteita. Esimerkiksi käytyjen markkinavuoropuheluiden perusteella teimme erääseen kilpailutukseen, ympäristösertifikaatin vaatimisen sijaan, ympäristövastuullisuusliitteen, josta tarjoaja sai kyllä-rastien perusteella pisteitä. Näin tilaaja pääsi nimeämään heille tärkeitä ympäristötekoja. Lisäksi heidän, ja meidän, ymmärrys alan toimintatavoista sekä vihreän siirtymän tilanteesta kasvoi. Tuota tietoa voidaan hyödyntää tulevissa kilpailutuksissa sekä hankesuunnitteluissa.


Uusiin yrityksiin, tuotteisiin, palveluihin ja liiketoimintatapoihin tutustuminen on hyvin mielenkiintoista!


Koska olemme pieni, keskusteleva tiimi, jolle on hyvin ominaista ketterä toiminta, omaksumme nopeasti erilaisia toimintatapoja ja laaja-alaisesti hankintoja työstäessä saamme paljon vaikutteita toisiltamme, sekä poikki hankinnan kohteiden. Välillä ajatuksia puidaan useamman kahvikupillisen verran ja tarvittaessa palautetaan myös liian lennokkaat ajatukset takaisin arjen tasolle.

Olemme ketteriä, mutta nopeille vaikutamme vain hyvin toimivan työnorganisoinnin vuoksi. Joku meistä sanoikin ”jos emme ole nopeita, olemme tosi hitaita”, silloin nimittäin jossakin on informaatiokatko ja prosessissa ongelma.


Jutun on kirjoittanut meidän oma Hilma, tai siis tuttavallisemmin Himmu. Himmu toimii Ju-Ha Consulting Oy:llä hankinta-asiantuntijana.

Koulutukseltaan Himmu on pukuompelija, tradenomi ja yritysneuvoja EAT. Aiemmin Himmu on toiminut teollisuudessa ohjaavissa ja kehittävissä tehtävissä sekä yrittäjänä.

Syksyn koulutukset julkaistu!

Tänä syksynä panostetaan ostamisen osaamiseen ja sen kehittämiseen.

Koulutamme kolmen päivän, neljän teeman kokonaisuuden tällä ajatuksella Raisiossa, aivan toimistomme naapurina olevan Hotelli Loimun tiloissa. Tervetuloa mukaan kouluttautumaan kanssamme!

21.9.2023 aloitetaan Julkisten hankintojen perusteilla

12.10.2023 aamupäivässä pureudutaan markkinatiedon hankintaan ja hallinnointiin. Samana iltapäivänä aiheena on Urakkahankinnan ABC.

9.11.2023 viimeistellään kokonaisuus otsikolla Toimiva sopimus ja sopimusseuranta.

Kouluttajina kokonaisuudessa toimivat Ju-Ha Consulting Oy:n oman asiantuntijat, kunkin vahvuuksien mukaisesti. Olemme käytännönläheisiä ja innostumme aiheista. Luvassa on siis mukaansatempaavat, antoisat koulutuspäivät!

Koulutuspäivään sisältyvät aamupala, lounas ja iltapäiväkahvi. Halutessaan voi poiketa myös omakustanteiselle lounaalle johonkin Raision torin lukuisista ravintoloista.

Raisioon on helppo tulla. Hotelli Loimu sijaitsee aivan Raision keskustassa, joka on näppärästi teiden E8 ja E18 risteyksessä isojen, parkkikiekkoa edellyttävien parkkipaikkojen kera. Hotellin tilat ovat esteettömät. Oma toimistomme sijaitsee viereisessä rakennuksessa.

Toivotamme sinut tervetulleeksi yhteen tai useampaan koulutuspäivään kanssamme!

eForms uudistus vaikuttaa hankintojen suunnitteluun

TED-tietokannan uudistuksesta johtuva HILMA:n eForms-uudistus vaikuttaa tänä syksynä moniin hankintaprosesseihin. Tässä kootusti tärkeät päivät ja pointit:

  • HILMA on kokonaan poissa käytöstä 1-4.9.2023 jolloin hankintailmoituksia ei pääse selaamaan tai julkaisemaan
  • uudet eForms ilmoituslomakkeet tulevat käyttöön 18.9.2023
  • Vanhan muotoiset hankintailmoitukset ovat julkaistavissa 15.9.2023 klo 16.30 saakka
  • Muutokset koskevat nyt ensin EU-kynnysrajoja ylittäviä hankintoja
  • Ennen syyskuuta avattujen EU-kisojen muokkaus ja korjausilmoitukset tulisi tehdä syyskuun aikana
  • Ennen syyskuuta avattujen EU-kisojen jälki-ilmoitukset tulisi tehdä 10.10.2023 mennessä
  • Suosittelemme suunnittelemaan kaikki mahdolliset EU-kynnysarvon ylittävät kilpailutukset julkaisuun 18.9.2023 jälkeen
  • Muutos ei vaikuta Cloudian hankintajärjestelmässä keskeneräisiin rajoitettuihin menettelyihin, neuvottelumenettelyihin eikä dynaamisiin hankintamenettelyihin
  • Sekä HILMA että Cloudia tarjoavat aktiivisesti infoa ja koulutusta aiheesta

LUE LISÄÄ:

https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/

Uteliaisuudesta asiantuntijaksi

Jäin tässä yksi päivä muistelemaan sitä, että miten ihmeessä olen päätynyt julkaisten hankintojen pariin. Voisi kait sanoa, että se on ollut vähän niin kuin ammatillinen pakko, kun työnantajana on ollut kuntasektori.
Hankintojen kilpailuttaminen on muuttunut paljon sen noin 20 vuoden aikana, kun olen saanut olla kunta-alalla niitä tekemässä.

Aloitin ensimmäisen viranhaltijan pestini Etelä-Pohjanmaalla vuonna 2004 ja silloin hankinnoissa häärättiin mitenkuten vuoden 1994 hankintalain mukaan. Tarjouspyyntöasiakirjat olivat iso kasa paperia, joita sullottiin kirjekuoriin ja lähetetiin sopiviksi katsotuille tarjoajille. Ja sitten availtiin tarjouskuoria ja tehtiin tarvittavat päätökset. Niillä pärjättiin. Kyllä silloin tehtiin jo yhteishankintojakin, ainakin sähkön ja asfaltointien osalta. Siitä kiitos tiiviin kuuden kunnan teknisten toimien yhteistyön.

Vuonna 2007 hankintalain muutos toi mukanaan kynnysarvot. Ja sittenhän me mietimme kuumeisesti, että mitenhän tämä ja tämä palvelu tai tuo ja tuo urakka saadaan menemään noiden hirmuisten kynnysarvojen alle. Että vaan päästäisiin helpommalla koko pahuksen kilpailutuksessa.

Mutta silloin minulla oikeastaan heräsi todellinen kiinnostus hankintojen organisointia ja prosesseja kohtaan. Etsin materiaalia opiskeltavaksi ja kävin kaikki mahdolliset tarjolla olevat kurssit ja seminaarit. Nälkä kasvoi syödessä.

Pääsin kehittämään omaa osaamistani ja teknisen sektorin hankintoja seuraavassa kuntapestissäni Varsinais-Suomessa. Hankintaohje, kilpailutuskalenteri, tarjouspyyntöjen hyväksymismenettelyt ja hankintapäätösprosessit tekivät hankintojen toteuttamisesta selkeää ja eritoten avointa, syrjimätöntä ja tasapuolista.

Siirtyessäni sitten seuraavaan kuntaan Pirkanmaalle, oli aloitettava prosessien luominen alusta. Uusia näkökulman poikasia tuli kuvaan mukaan. Oli tarpeellista pysähtyä miettimään, miten me voisimme huomioida ympäristö-, ilmasto- ja energia-asiat hankinnoissa paremmin. Kuinka voisimme olla resurssiviisaampia.

Ja sillä polulla olen nyt.

Nyt asiantuntijaroolissa on hyvä peilata omaa kokemustaan hankintojen toteuttajana. Matkan varrella olen huomannut, että kunta-alalla julkiset hankinnat ovat monesti suoranainen mörkö. Pelottavia, hankalia, monimutkaisia, paperinmakuisia. Ja voi ei, jos tuleekin tehtyä virhe!! Tuo tuntemus on sinällään ymmärrettävä, sillä pienissä kunnissa hankinnoista ja kilpailutuksista vastaavat ne viranhaltijat ja toimijat, joiden toimialaan ja tehtävään kulloinenkin hankinta liittyy. Tuskin missään pienessä kunnassa on pelkästään hankintatoimeen erikoistuneita yksiköitä, jolla olisi ajantasainen tieto hankintojen ja hankintalain vaatimuksista, substanssiosaaminen tarjouspyyntöjen laadintaan sekä taito pyöriä onnistuneesti sähköisissä kilpailutusjärjestelmissä. Kun niitä pieniäkin palvelu-, tuote- tai urakkakilpailutuksia yrittää parhaansa mukaan tupeltaa eteenpäin hiki otsalla kaikessa kiireessä, niin vähemmästäkin tulee ärräpäitä ja toive ”voi kun olisi aikaa perehtyä ja oppia”.

Alun perin pieni uteliasuuden häivähdys hankintoja kohtaan antoi minulle innostuksen kipinän siihen, että miten näitä nyt oikein voitaisiinkaan tehdä helpommin ja aina vaan paremmin turhaan kompastelematta lakien ja järjestelmien koukeroihin. Yksikertainenkin voi olla kaunista. Ja toimivaa. Ja nyt panostan tähän työhön aikaa.


Jaana Koota on aloittanut Ju-Ha Consultingilla hankinta-asiantuntijana keväällä 2023. Tässä blogissa Jaana avaa tietänsä julkisten hankintojen maailmassa.

Jaana on toiminut aiemmin teknisenä johtajana. Koulutukseltaan Jaana rakennustekniikan diplomi-insinööri.