Käänteinen kilpailutus eli ranskalainen urakka

Koulun ensikertainen kalustaminen

Someron kaupungin Kiiruun koulukeskusta aloitettiin rakentamaan vuoden 2016 alussa. Kaupunki päätyi uuden koulun rakentamiseen usean vuoden sisäilmaongelmien kanssa kipuilun jälkeen. Hankkeen alussa jo päätettiin, että rakennus toteutetaan Terve talo-kriteerien mukaisesti, alusta loppuun asti.

Liityin projektiin, kun sivistystoimenjohtaja minuun otti yhteyttä kuultuaan, että olen toteuttanut kalustuskilpailutuksia ranskalaisina urakoina, eli käänteisenä kilpailutuksena. Somero oli asian kanssa liikkeellä hyvissä ajoin ja pääsin toteuttamaan hankintaprojektia, hyvin suunnitellen, ilman ylimääräistä kiireen tuomaa painetta. Hankinta päädyttiin toteuttamaan käänteisenä kilpailutuksena neuvottelumenettelyllä.

Käänteinen kilpailutus edellyttää hyviä esitöitä, suunnittelua ja omien tavoitteiden tarkkaa kirjaamista. Kattavat markkinavuoropuhelut mahdollisimman monen tarjoajan kanssa, antaa hyvän pohjan asettaa omat tavoitteet sellaisiin raameihin jotka on mahdollista toteuttaa.

Selvyyden vuoksi lienee hyvä aloittaa ranskalaisen urakan eli käänteisen kilpailutuksen perusasioista. Käänteinen kilpailutus tarkoittaa sitä, että hankintayksikö (tilaaja) asettaa hankinnan hinnan ja tarjousten tulee olla juuri sen hintaisia. Käänteisessä kilpailutuksessa on hyvin tärkeää osata asettaa hankinnan hinta eli kustannus juuri oikealle tasolle, jotta saadaan juuri sitä mitä halutaan, markkinoiden parasta mitä hinnalla saa. Vaarana on kuitenkin joko liian alhainen kokonaiskustannusten arviointi tai sitten kokonaiskustannus on niin väljä, että tarjoajat joutuvat ”keksimään” tarjoukseen jotain tilkettä, jotta asetettu hinta täyttyy.

Tarjousten vertailu toteutetaan määrällisin ja laadullisin perustein. Tämä hankintatapa soveltuu hyvin moneen hankintaan, joissa laatu ja tarjoajan innovatiivisuus voivat tuottaa hyvinkin paljon erilaisia toteutuksia. Käytettäessä käänteistä kilpailutusta saadaan tarjoajan ammattitaito ja tuotteet sellaiseen kilpailuun, josta on tilaajalle oikeasti hyötyä.

Klassisessa hankintatavassa kilpailuttaja kuvaa tarjouspyyntöön hyvin tarkasti jokaisen tuotteen ja/tai palvelun jota on hankkimassa. Lisäksi tilaajan tulee osata asettaa tuotteille sopivat laatumääreet, jotka eivät ole tiukat eikä väljät. Lisäksi usein tulee haasteeksi syrjimättömyyden velvoite, kun tuotteita tulee tarkasti kuvata. Jos otetaan esimerkki kalusteista niin materiaalit ja värit ovat melko yksinkertaisia ja kaikilla samanlaisia. Kun siirrytään mittoihin, säätöjen laajuuksiin ja muihin ergonomiatekijöihin, niiden määritteleminen tasapuolisesti ketään syrjimättä, niin että kokonaisuus täyttää kaikki tilaajan omat tarpeet ja vaatimukset onkin haastavampaa.

Käänteisessä kilpailutuksessa haasteet ovat vertailuperusteiden asettamisessa ja hyvässä kuvaamisessa, koska tarjouspyynnöstä tulee aina olla ymmärrettävissä mihin tuleva hankintapäätös tulee perustumaan. Lisäksi vertailuperusteita asettaessa pitää huomioida, että niiden käyttö tulee voida päätöksessä perustella. Helpointa ja varminta on valmiiksi ilmoittaa laadun portaat, taulukoida selvästi minkälaisella tarjouksella saa pisteitä.

Esimerkiksi näin:

Jotta välttyy suuremmilta ongelmilta, on hyvä miettiä vertailuperusteista suuri osa siten että niissä on matemaattisesti todennettava vertailu. Kuten tässä esimerkissä määrään liittyvät asiat ovat helposti todennettavissa. Toki tulee muistaa, että lisäarvoa ei välttämättä tuota silkkipalmu tai sisustustaulu. Lisäarvoa tuottaa oikeasti toiminnassa käytettävät tuotteet. Kyseisessä esimerkissä tällaisia ovat ylimääräiset satulatuolit, liikuteltava ”AV-laitepöytä” opettajalle tai puhujakoroke.

Kalustuksella luodaan aina sisutuksen kokonaisuus. Sisustuksen kokonaisuus vaikuttaa työtyytyväisyyteen, tiloissa viihtymiseen ja parhaassa tapauksessa auttaa toteuttamaan tavoitetta aikaan ja paikkaan sitomatonta oppimista ja työntekoa. Hyvä kalustuksen kokonaisuus antaa mahdollisuuksia erilaisiin työskentelytapoihin, rauhalliseen yksilötyöskentelyyn ja keskittymiseen sekä vapaamuotoiseen ryhmätyöskentelyyn tai määrämuotoisempaan kokoustamiseen. Näiden kaikkien mahdollisuuksien arvioiminen kalustesuunnittelussa on tärkeää. Tulee muistaa, että nyt kalustetaan tulevaisuuden työ- ja oppimistiloja. Ei siis uusintoja siitä missä nyt työskentelemme tai millaisia koulut nyt ovat. Mahdollisuus hyödyntää alan ammattilaisten osaamista ja tulevaisuuden näkymiä on hyvä ottaa vakavasti. On kestävää kehitystä ajatella tulevaisuuden tarpeita, ei sitä mikä nyt on käytäntö.

Kalustuksen kokonaisuus, siinä huomioidut eri toimintojen mahdollisuudet ja helppo muunneltavuus ovat hyviä vertailuperusteita, mutta käyttäessäsi ja asettaessasi niitä tulee sinun valmiiksi miettiä mikä oikeasti tuottaa lisäarvoa ja valmistautua perustelemaan vertailusi. Lähtökohta tulee aina olla tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Hankinta tulee valmistella siten, että tarjouspyyntö ei rajoita suoraan ketään tarjoajaa ulkopuolelle. Myös vertailu tulee suorittaa tasapuolisesti ja syrjimättä.

On hyvä kirjata tarjouspyyntöön pientä pelinvaraa, jotta voitte rajatusti muokata voittanutta tarjousta. Kuten: ”Tilaajalla on oikeus täydentää tai supistaa tilattavien kalusteiden määrää + – 10%, tarjotusta määrästä. Lopullisessa tilauksessa tilaaja pidättää itsellään oikeuden vaihtaa yksittäisiä tuotteita, värimaailmaa ja / tai verhoilumateriaaleja, mikäli katsoo siihen olevan asianmukaiset perustelut.”

Tavoitetilan kuvaaminen on ehkä vaikein vaihe. Someron Kiiruun koulun kohdalla ja myös Turun Braheskolanin kalustuksessa asiaa lähestyttiin toiminnoittain. Listattiin kaikki huonetilat ja aulat, lähdettiin miettimään mitä missäkin tehdään ja millaisia tavoitteita siinä tekemisessä on.

Esimerkkinä:

1. Aulassa liikkuu paljon väkeä, iltakäytössä jopa 100 – 200 henkeä iltaa kohden. Tästä aulasta kuljetaan liikuntatiloihin sekä kädentaiton ja kuvaamataidon tiloihin. Aula on lähinnä läpikulkupaikka, mutta opistolaiset, lasten vanhemmat ja koululaiset käyttävät myös tilaa odottamiseen. Odottajia ja saattajia voi tilassa olla yhtä aikaa jopa 40. Odottajille tulisi olla istumapaikkoja ja seisomapaikkoja, tilan tulisi olla miellyttävän ja siistin näköinen, kalusteissa ei tarvita pyöriä tai säätöjä. Seisomakorkuisia pieniä pöytiä ja raheja istuskeluun. Tilaa tarvitaan myös erilaisille lehdille ja esitteille. Tulee myös huomioida mahdollisuus omien laitteiden lataukseen. Tilan käyttäjät ovat iältään sylivauvoista ikääntyneisiin henkilöihin. Pääkäyttäjät ovat nuoria ja aikuisia, jotka käyttävät liikuntatiloja ja opistolaisia, jotka kulkevat tilan kautta kuvataide- ja kädentaitotiloihin.
2. Ruokasalia käytetään sekä ruokailu- että opetustilana. Kalusteiden tulee olla ryhmiteltävissä eri tavoin. Ruokasalin tuolien tulee olla samaa sarjaa kuin juhlasalin tuolit, mahdollisuus rivikytkentään. Ruokasalissa tulee voida ruokailla kerralla 150 henkeä. Ruokasalin ja käytävän erottaminen seinäkkeillä tai muilla tilaa rajaavilla, mutta siirrettävillä elementeillä, jotka vaimentavat ääntä, tuottaa lisäarvoa.

Hyvällä valmistelulla käänteisen kilpailutuksen tuloksena saadaan parasta mahdollista käytettävissä olevalla rahalla. Etuna on myös se, että budjetti pitää. Lisäksi hankinnan määrittelyssä valmistelijoiden ei tarvitse perehtyä eri toimittajien valikoimiin ja tuotteisiin, vaan määritellä ne tavoitteet mitä tiloissa haluavat tehdä. Työ kalustuksen mietinnästä jää näin kalustuksen ammattilaisille, niille joiden ammattitaitoon nämä asiat kuuluvat. Tässä mallissa kukin tekee oman erikoisosaamisensa kautta parasta mahdollista. Saadaan sitä millä voidaan rakentaa hyvää tulevaisuutta.

Jos haluat lisätietoa tai jutella käänteisestä kilpailutuksesta, laitahan viestiä.

Mia Koljonen