Oletko kilpailuttamassa taloushallinnon järjestelmää? Meillä on sinulle asiaa. Usko tai älä, tarpeenne ei ole uniikki, ja markkinoilta löytyy ketteriä ja kustannustehokkaita ratkaisuja myös julkisille toimijoille.

Ensimmäinen asia, joka on hyvä ymmärtää, on tämä: kirjanpito on lakisääteistä ja pitkälti määrämuotoista. Valtaosa tekemisestä on organisaatiosta riippumatta hyvin samanlaista. Taloushallinnon puolella organisaatioiden samankaltaisuus on usein yllättävän suurta, vaikka jokainen kokee olevansa erityinen.

Erot syntyvät vasta siinä, miten sisäiset prosessit on rakennettu, kuinka pitkälle automaatio on viety ja millaista raportointia johdon käyttöön tuotetaan. Käytännössä kyse on siitä, palveleeko taloushallinto pelkkää velvoitteen täyttämistä vai oikeasti johtamista.

Ulkoistettu taloushallinto tarkoittaa käytännössä sitä, että saatte sekä osaamisen että järjestelmän samassa paketissa. Se keventää omaa tekemistä ja jakaa vastuuta palveluntarjoajan kanssa, mutta samalla luovutte osasta kontrollia.

Sisäisessä mallissa taas hankitte järjestelmän ja pidätte tekemisen omissa käsissänne. Se tuo enemmän muokattavuutta ja kontrollia, mutta edellyttää, että organisaatiolta löytyy osaamista, resursseja ja ennen kaikkea omistajuutta.

Tämä ei ole makuasia vaan kyvykkyyskysymys. Jos taloushallinnon kehittämiselle ei ole selkeää omistajaa, ohjelmistohankinta muuttuu helposti riskiksi.

Kun tavoite on kirkas, päästään vasta oikeaan valintaan. Aloita kysymällä: mitä te oikeasti tarvitsette taloushallinnolta? Onko tavoitteenne täyttää lakisääteinen kirjanpitovelvoite vai tuottaa reaaliaikaista tietoa johtamisen tueksi? Näiden kahden välillä on iso ero, ja se määrittää koko hankinnan suunnan. Siksi kysymys “kilpailutetaanko ohjelma vai palvelu” on usein liian pinnallinen.

Hankintojen kustannusrakenne

Keskustelu kustannuksista jää yllättävän usein pintatasolle, vaikka teknologinen kehitys on muuttanut kustannusrakenteita merkittävästi.

Sekä ulkoistetussa taloushallinnossa että järjestelmähankinnassa hintamalli perustuu tyypillisesti käyttöönottoon ja kuukausimaksuun. Ulkoistettu palvelu voi lisäksi eritellä kustannuksia esimerkiksi palkkalaskelmien, veroilmoitusten ja tilinpäätösten mukaan. Järjestelmähankinnassa integraatiot voivat sisältyä käyttöönottoon tai olla erikseen hinnoiteltuja.

Sisäisessä mallissa kustannukset eivät kuitenkaan rajoitu järjestelmään. Mukaan tulevat myös henkilöstökulut. Monessa organisaatiossa tämä tarkoittaa käytännössä rekrytointitarvetta tai nykyisten roolien merkittävää laajentamista – usein tämä tarve huomataan vasta käyttöönoton jälkeen. Lisäksi osaamista on ylläpidettävä ja kehitettävä.

Ulkoistamisessa maksat palvelusta, osaamisesta ja jatkuvuudesta. Kustannukset ovat ennakoitavia, mutta samalla maksat siitä, että joku muu kantaa vastuun arjesta.

Kysymys ei siis ole pelkästään hinnasta vaan siitä, missä kustannukset syntyvät ja kuka kantaa riskin.

Kilpailuttaminen

Se, mitä kannattaa kilpailuttaa, riippuu suoraan valitusta mallista.

Perinteisesti taloushallinnon järjestelmiä kilpailutetaan pitkien toiminnallisuuslistojen kautta. Määritellään yksityiskohtaisesti, mitä järjestelmän pitää tehdä ja miten. Tässä kohtaa tehdään usein se ratkaisevia virheitä kustannusten ja markkinan kannalta.

Mitä jos kilpailutus rakennettaisiin käyttötapausten ympärille? Kuvattaisiin arjen tilanteita ja tavoitteita: miten ostolaskuprosessin pitäisi toimia, millaista raportointia johto tarvitsee tai miten tieto kulkee järjestelmien välillä. Tällainen lähestymistapa pakottaa kirkastamaan omat tarpeet ja antaa tarjoajille mahdollisuuden vastata niihin tarkoituksenmukaisilla ratkaisuilla, ei vain rastittaa vaatimuksia listalta.

Ulkoistettaessa keskiöön kannattaa nostaa palvelun laatu: kuinka nopeasti asioihin reagoidaan, ketkä vastaavat kokonaisuudesta ja millaista raportointia tuotetaan päätöksenteon tueksi. Ohjelmistohankinnassa painopiste on hyvä siirtää käytettävyyteen, integraatioihin ja automaatioon.

Erityisen usein aliarvioidaan käyttöönoton merkitys. Moni epäonnistunut hanke ei kaadu itse järjestelmään vaan siihen, ettei organisaatiossa saada henkilöstöä sitoutettua muutokseen ja järjestelmää aidosti osaksi arkea.

Julkisissa hankinnoissa ongelma ei yleensä ole itse kilpailutusprosessi, vaan se, mitä on päätetty kilpailuttaa. Kun epäselvä käsitys omista tarpeista yhdistyy hankintaprosessiin, lopputuloksena voi olla ratkaisu, joka täyttää kaikki asetetut vaatimukset mutta ei ratkaise alkuperäistä ongelmaa. Tyypillisiä tilanteita ovat esimerkiksi laajat raportointivaatimukset, joista vain osa päätyy oikeasti käyttöön, tai rakenteet, joita ylläpidetään vain siksi, että niin on aina tehty.

Suurin riski ei ole väärä järjestelmä. Suurin riski on, että kilpailutat jotain, mitä et ole itse ymmärtänyt.

Vinkkimme sinulle

Aloita yksinkertaisesta: Kirjaa ylös, miltä taloushallinnon prosessit näyttävät nyt ja millaisiksi haluat niiden muuttuvan. Kirkasta tavoite, valitse toteutusmalli ja määrittele tarpeet realistisesti ennen kuin etenet hankinnassa. Vasta tämän jälkeen voit odottaa, että kilpailutus tuottaa toivotun lopputuloksen. Pieni pysähtyminen – ja tarvittaessa ulkopuolinen sparraus tai kollegan kommenttikierros – voi ratkaista koko hankinnan onnistumisen.