Varmista, että kilpailutuksen hyödyt toteutuvat myös sopimuskaudella
Hyvin laadittu sopimus ei yksin takaa onnistunutta hankintaa. Sopimuskauden aikana syntyvät sekä hankinnan suurimmat hyödyt että merkittävimmät riskit.
Sopimuskausi on hankinnan pisin vaihe, mutta samalla myös vähiten resursoitu. Sopimusvahti auttaa varmistamaan, että tärkeät määräajat eivät unohdu, poikkeamiin reagoidaan ajoissa ja hankinnan tavoitteet toteutuvat koko sopimuskauden ajan.
Me valvomme. Muistutamme. Reagoimme.
Palvelu voidaan toteuttaa kevyenä sopimusseurantana tai kokonaisvaltaisena sopimusjohtamisen tukena. Palvelussamme hääräävät ahkerat sopimusvalvojamme:
- Vahtikoira valvoo
- Paimenkoira ohjaa ja auttaa pitämään lauman oikealla tiellä
- Palveluskoira kehittää ja tekee aktiivista työtä menestyksekkään sopimuskauden eteen
Miksi sopimuksen hallinta on tärkeää?
Liian usein kilpailutus toteutetaan huolellisesti, mutta sopimus jää allekirjoituksen jälkeen vähälle seurannalle.
Seurauksena voivat olla esimerkiksi:
- hyödyntämättä jäävät kehitysmahdollisuudet
- valvomatta jäävät palvelutasot
- puutteellinen reagointi poikkeamiin
- epäselvät vastuut reklamaatiotilanteissa
- uuden kilpailutuksen valmistelun käynnistyminen liian myöhään
- tarpeettomat kiireet sopimuskauden päättyessä
Järjestelmällinen sopimuksenhallinta auttaa ehkäisemään nämä riskit. Ja siksi meillä on erityinen sopimusten vahtikoira!
MIKSI SOPIMUSVAHTI?
Moni sopimus jää sopimuskaudella liian vähälle huomiolle.
Sopimusvahti valvoo määräajat, tukee sopimuksen hallinnassa ja auttaa kehittämään toimintaa koko sopimuskauden ajan. Näin kilpailutuksen hyödyt eivät jää tarjousvertailuun, vaan toteutuvat käytännössä.
Sopimusvahtimme seuraa kokonaisuutta koko sopimuskauden ajan. Valitse seuraavista:
Vahtikoira
Perustason sopimusseuranta organisaatioille, jotka haluavat varmistaa, ettei yksikään tärkeä määräaika jää huomaamatta.-
1-5 sopimusta tai 1 usean toimittajan puitesopimus
-
Sopimuskausien seuranta
-
Hinnankorotusten määräaikojen seuranta
-
Muistutukset tulevista toimenpiteistä
-
Optioiden määräajat
-
Ilmoitus kilpailutuksen valmistelun käynnistämisestä hyvissä ajoin
-
Vuosittainen tilannekatsaus
-
Lisätyöt ja päätösluonnokset tuntihinnoittelulla
PAIMENKOIRA
Aktiivinen asiantuntijatuki koko sopimuskauden ajan. Paimenkoira ei pelkästään valvo. Se on aktiivinen toimija sopimuskaudella.-
Vahtikoira-palvelun
-
Reklamaatioiden valmistelun tuki
-
Sopimusehtojen tulkinta
-
Tuki sopimusmuutosten arviointiin
-
Toimittajayhteistyön kehittäminen
-
Säännölliset seurantapalaverit
-
Kilpailutuksen ennakointi
palvelusKOIRA
Palvelu strategisesti tärkeiden sopimusten johtamiseen ja kehittämiseen. Työkoira on tärkeä ottaa mukaan jo kilpailtusta suunniteltaessa.-
Paimenkoira-palvelun
-
Hankintakohtaisen mittariston suunnittelu
-
Kehittämistavoitteiden määrittely
-
Mittareiden seuranta ja raportointi
-
Toimittajatapaamisten valmistelu
-
Kehitystoimenpiteiden koordinointi
-
Poikkeamien analysointi
-
Jatkuvan parantamisen malli
-
Sopimuskauden vuosiraportointi
-
Tuki seuraavan kilpailutuksen valmisteluun
Suuremmassa sopimuskokonaisuudessa pyydä erillinen tarjous.
MIKSI VALITA SOPIMUSKAUDELLE PALVELUSKOIRA-PALVELU?
Kaikki sopimukset eivät tarvitse jatkuvaa kehittämistä. Strategisesti merkittävissä ja uusien palveluiden hankinnoissa sopimuskausi tarjoaa kuitenkin mahdollisuuden parantaa palvelua, hallita kustannuksia ja kehittää toimintaa yhdessä toimittajan kanssa. Tämä pitää kuitenkin huomioida jo sopimusta valmisteltaessa.
Palveluskoira-tasoinen palvelumme soveltuu erityisesti sopimuksiin, joissa:
- palvelun laatua halutaan seurata mitattavasti
- tavoitteena on jatkuva toiminnan kehittäminen
- toimittajalta odotetaan muutakin kuin sopimuksen minimivaatimusten täyttämistä
- hankinnan vaikuttavuutta halutaan arvioida sopimuskauden aikana
- sopimukseen on kirjattu palkkio-ja santiojärjestelmä
- seuraavan kilpailutuksen valmisteluun halutaan kerätä tietoa jo nykyisen sopimuskauden aikana
Palveluskoira-palvelumme mahdollistaa siirtymisen sopimuksen valvonnasta sopimuksen johtamiseen. Kun tavoitteet, mittarit ja kehittämistoimenpiteet määritellään kilpailutettavaan sopimukseen, voidaan sopimuskaudesta saada enemmän hyötyä sekä hankintayksikölle että palveluntuottajalle.
Palveluskoira muuttaa sopimuksen hankinnan jälkihoidosta hankinnan jatkuvaksi kehittämiseksi.