Tarjoaja, hyödynnä kysymys-vastausvaihe!

Kysymys-vastaus-vaihe voi parhaimmillaan parantaa tarjouksen laatua, tasapuolistaa kilpailua ja jopa muuttaa koko hankinnan kulun.

Kysymys-vastaus-vaihe on olennainen osa julkisen hankinnan prosessia kansallisen kynnysarvon ylittävissä ja EU-hankinnoissa. On hyvä tarjota kysymismahdollisuus myös pienhankinnoissa. Tämä ei ole pelkkä muodollisuus, vaan vaihe, jossa tarjoajilla on todellinen mahdollisuus vaikuttaa kilpailutuksen lopputulokseen.

Mikäli hankinta-asiakirjoista nousee sinulle kysymyksiä, et varmasti ole ainoa jolle niitä nousee. Esitä siis kysymyksesi määräaikaan mennessä ja edesauta omalta osaltasi hankinnan onnistumista. Hyvin asetettu kysymys voi avata kilpailun useammalle tarjoajalle tai helpottaa tarjouksen tekemistä. Määräajan jälkeen saapuneita kysymyksiä ei voida huomioida. Kysymykset tulee myös esittää asiakirjoissa ilmoitetusti – pääsääntöisesti hankintajärjestelmässä.

• Kysymykset ja niiden vastaukset näkyvät kaikille hankinnasta kiinnostuneille anonyymeinä. Tieto on siis julkista (pois lukien rajoitetut ja neuvottelumenettelyt)
• Vastaukset julkaistaan hankintajärjestelmässä, joka ilmoittaa niistä sinulle sähköpostilla.
• Menettelyn aikarajaukset ja kirjallinen muoto takaavat kaikkien tarjoajien tasapuolisen ja avoimen kohtelun hankintalain periaatteiden mukaisesti.

Hankintayksikkö voi vastata kysymyksiin niiden saavuttua. Toisinaan kysymyksiin vastataan yksitellen, toisinaan kysymykset koostetaan vastauksineen erilliseen asiakirjaan. Vain kirjalliset vastaukset ovat Tilaajaa sitovia ja tarjoajan tulee tutustua esitettyihin kysymyksiin, sillä vastaukset saattavat tarkentaa asiakirjoja. On huomattava, että tarjoaja ei voi myöhemmin vedota seikkaan, joka olisi selvinnyt annetuista vastauksista.

Kysymykset käsitellään hankintayksikössä ja ne voivat johtaa esimerkiksi tarjousten jättämisen määräajan siirtämiseen, asiakirjamuutoksiin, aiheuttaa korjausilmoituksen mikäli muutokset ovat isoja tai keskeyttää hankinnan. Tarjoajalla on siis vielä hyvä mahdollisuus vaikuttaa!

Nosta kysymyksissä esiin ainakin nämä:

• ristiriidat asiakirjojen välillä
• epäselvät määrittelyt
• poikkeukset alan yleisestä käytännöstä
• vain yhtä tarjoajaa suosivat poissulkemisperusteet
• hankinnankohteeseen nähden suhteettomat vaatimukset esim. liikevaihdosta, resursseista, referensseistä tms.

Muistathan, että hyvä kysymys tarjoaa myös muutosehdotuksen.

Lähtökohtaisesti hankinta, josta ei esitetä yhtään kysymystä ei on hankintayksikölle hyväksi. Herää kysymys tavoittiko tarjouspyyntömme ketään? Saammeko tarjouksia?

Esitä siis kysymyksiä! Kysymys-vastaus-vaihe on yleensä noin puolessa välissä tarjousaikaa tarjouspyynnön julkaisun ja tarjousten määräajan välissä.

Huomaathan, että kysymysten esittäminen ei vielä tee tarjoajasta hankinnan asianosaista.