Sanastosta apua tarjouksen tekemiseen

Kun tarjoat palveluita tai tuotteita julkiselle taholle, tarjouspyyntö-asiakirjojen termiviidakko voi helposti hämmentää. Mitä tarkoitetaan vertailuperusteella? Mikä on puitejärjestely? Milloin tarjoaa osatarjouksen?

Lataa nyt Julkisten hankintojen sanasto tarjoajille

Julkiset hankinnat eivät ole temppurata vaan yhteistyötä.
Me uskomme, että mitä paremmin tarjoaja ja hankintayksikkö puhuvat samaa kieltä, sitä laadukkaampia ja sujuvampia hankinnoista tulee.
Siksi kokosimme tämän helppolukuisen sanaston, joka selittää yleisimmät hankintatermit tarjoajan näkökulmasta – suomeksi ja selkokielisesti.

Sanasto auttaa sinua:

  • Varmistamaan, että ymmärrät tarjouspyynnön oikeasti
  • Välttämään virheitä tarjouksissa
  • Kommunikoimaan selkeästi asiakkaalle, jos epäselvyyksiä nousee
  • Kouluttamaan oman tiimisi termien hallintaan

Lisäksi hankintayksiköt voivat hyödyntää sanastoa markkinavuoropuheluissa, koulutuksissa ja tarjoajille suunnatuissa tilaisuuksissa. Aineisto on vapaasti jaettavissa – yhteiseksi hyödyksi.

Sanasto on ladattavissa sivustoltamme sähköpostiosoitteella. Kurkkaa ”Tarjoajaksi julkisiin hankintoihin?” sivulle.

Jaa tiimillesi – varmistat, että kaikki tarjousprosessissa mukana olevat ymmärtävät termit samalla tavalla

Hyödynnä arjessa – kun sinulla on termit hallussa, kysy tarjouspyynnön laatijalta selvennyksiä heti, jos näet termejä, jotka eivät aukene. Lue myös: Tarjoaja, hyödynnä kysymys-vastausvaihe!

Sanasto ei ole kaikenkattava ja olemme rajanneet sieltä pois paljon terminologiaa, jonka näemme olevan tavallista sopimuskieltä tai eri hankinnankohteiden kohdalla tarjoajan osaamista. Näin ollen esimerkiksi urakkasopimusten sanastoon emme syventyneet.

Tiesithän myös, että hankintalaista löytyy selkeät määritelmät esimerkiksi hankinnan osapuolista ja hankintamenettelyistä. Suosittelemme tutustumaan!

Puuttuuko sanastosta jokin tärkeäksi kokemasi termi? Ilmoita meille ja lisäämme sen. Juuri näitä päivityksiä varten pyydämme lataajilta sähköpostiosoitteet.

Tarjoaja, hyödynnä kysymys-vastausvaihe!

Kysymys-vastaus-vaihe voi parhaimmillaan parantaa tarjouksen laatua, tasapuolistaa kilpailua ja jopa muuttaa koko hankinnan kulun.

Kysymys-vastaus-vaihe on olennainen osa julkisen hankinnan prosessia kansallisen kynnysarvon ylittävissä ja EU-hankinnoissa. On hyvä tarjota kysymismahdollisuus myös pienhankinnoissa. Tämä ei ole pelkkä muodollisuus, vaan vaihe, jossa tarjoajilla on todellinen mahdollisuus vaikuttaa kilpailutuksen lopputulokseen.

Mikäli hankinta-asiakirjoista nousee sinulle kysymyksiä, et varmasti ole ainoa jolle niitä nousee. Esitä siis kysymyksesi määräaikaan mennessä ja edesauta omalta osaltasi hankinnan onnistumista. Hyvin asetettu kysymys voi avata kilpailun useammalle tarjoajalle tai helpottaa tarjouksen tekemistä. Määräajan jälkeen saapuneita kysymyksiä ei voida huomioida. Kysymykset tulee myös esittää asiakirjoissa ilmoitetusti – pääsääntöisesti hankintajärjestelmässä.

  • Kysymykset ja niiden vastaukset näkyvät kaikille hankinnasta kiinnostuneille anonyymeinä. Tieto on siis julkista (pois lukien rajoitetut ja neuvottelumenettelyt)
  • Vastaukset julkaistaan hankintajärjestelmässä, joka ilmoittaa niistä sinulle sähköpostilla.
  • Menettelyn aikarajaukset ja kirjallinen muoto takaavat kaikkien tarjoajien tasapuolisen ja avoimen kohtelun hankintalain periaatteiden mukaisesti.

Hankintayksikkö voi vastata kysymyksiin niiden saavuttua. Toisinaan kysymyksiin vastataan yksitellen, toisinaan kysymykset koostetaan vastauksineen erilliseen asiakirjaan. Vain kirjalliset vastaukset ovat Tilaajaa sitovia ja tarjoajan tulee tutustua esitettyihin kysymyksiin, sillä vastaukset saattavat tarkentaa asiakirjoja. On huomattava, että tarjoaja ei voi myöhemmin vedota seikkaan, joka olisi selvinnyt annetuista vastauksista.

Kysymykset käsitellään hankintayksikössä ja ne voivat johtaa esimerkiksi tarjousten jättämisen määräajan siirtämiseen, asiakirjamuutoksiin, aiheuttaa korjausilmoituksen mikäli muutokset ovat isoja tai keskeyttää hankinnan. Tarjoajalla on siis vielä hyvä mahdollisuus vaikuttaa!

Nosta kysymyksissä esiin ainakin nämä:

  • ristiriidat asiakirjojen välillä
  • epäselvät määrittelyt
  • poikkeukset alan yleisestä käytännöstä
  • vain yhtä tarjoajaa suosivat poissulkemisperusteet
  • hankinnankohteeseen nähden suhteettomat vaatimukset esim. liikevaihdosta, resursseista, referensseistä tms.

Muistathan, että hyvä kysymys tarjoaa myös muutosehdotuksen.

Lähtökohtaisesti hankinta, josta ei esitetä yhtään kysymystä ei on hankintayksikölle hyväksi. Herää kysymys tavoittiko tarjouspyyntömme ketään? Saammeko tarjouksia?

Esitä siis kysymyksiä! Kysymys-vastaus-vaihe on yleensä noin puolessa välissä tarjousaikaa tarjouspyynnön julkaisun ja tarjousten määräajan välissä.

Huomaathan, että kysymysten esittäminen ei vielä tee tarjoajasta hankinnan asianosaista.