Saimme jälleen muistutuksen siitä, miksi hankintoja ei kannata valmistella yksin — etenkään sitä ensimmäistä kertaa.
Meille toimitettiin tarkistettavaksi hankinta, jota emme olleet olleet valmistelemassa. Jo nopeassa läpikäynnissä selvisi, että tarjouspyynnön rakenne ei olisi tuottanut vertailukelpoisia tarjouksia.
Hankinta oli muuten huolellisesti tehty, mutta muutama pieni määrittelyvirhe ja prosessi on uusittava.
Tällaiset tilanteet ovat yllättävän tavallisia. Pienikin epäselvyys asiakirjoissa voi johtaa keskeyttämiseen, viivästykseen tai jopa valituksiin — vaikka ongelma olisi ollut helposti korjattavissa jo ennen hankinta-ilmoituksen julkaisua.
Usein jo nopea asiakirjakatselmus, eli Julkaisu-audit, varmistaa, että:
- vertailu tuottaa oikean ja valitusvarman lopputuloksen
- vaatimukset ja ehdot ovat oikeasuhtaisia
- asiakirjat ovat keskenään ristiriidattomia
- että menettely on oikean kynnysarvon mukainen
- hankinta on linjassa lain, markkinan ja teidän tarpeen kanssa
Kyse ei ole isosta työstä — eikä sen pidä olla kynnyskysymys.
Julkaisu-audit kiinteällä 150 € hinnalla (+ alv).
Pieni panostus verrattuna siihen, mitä keskeytynyt tai valitusherkkä hankinta maksaa ajassa ja vaivassa.
Julkaisu-audit on erityisen hyödyllinen, kun:
- hankkija tekee ensimmäistä kilpailutustaan
- hankinnan kohde on uusi, epätyypillinen tai laaja
- markkinoilla on paljon vaihtoehtoja
- vertailtavuus mietityttää
- hankinta on poliittisesti tai taloudellisesti merkittävä
Tavoitteena on, että hankintanne etenevät sujuvasti ja ilman turhia keskeytyksiä — ja että oma osaamisenne samalla kasvaa. Te voitte keskittyä omaan työhönne, me varmistamme, että hankintaprosessi kestää päivänvalon.
On hyvä muistaa, että eniten apua kaivataan usein siellä, missä hankintoja tehdään harvoin ja oman työn ohessa. Tiedon määrä ja jatkuvat muutokset voivat tuntua kuormittavilta. Siksi tarvitaan lupa ja rohkaisu käyttää ulkopuolista tukea silloin, kun epävarmuus iskee.
Nyt on oikea hetki päivittää käytännöt niin, ettei kukaan jää hankintansa kanssa yksin.
Jos kyseessä on ensimmäinen hankintasi tai asiakirjat herättävät epävarmuutta, lähetä ne meille Julkaisu-auditoitavaksi ennen hankinta-ilmoituksen julkaisua (lähetä toimisto@juhaconsulting.fi). Auditointi suoritetaan vuorokauden kuluessa.
EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen audit ja laajemmat analyysit sekä valmistelun tuki laskutetaan tuntihinnoittelumme mukaisesti. Pyydä tarjous!
