Tiedät varmasti hankintajärjestelmässä, jokaisen hankintailmoituksen kohdalla, tilastotiedoissa, sen yhden raportoitavan kohdan johon vastaat aina ”ei”.
Monella organisaatiolla on tänä päivänä Code of Conduct eli eettiset toimintaohjeet. Dokumentti löytyy verkkosivuilta, liitetään sopimuksiin ja saatetaan allekirjoittaa osana yhteistyötä. Mutta kunnissa tilanne on usein toinen: Code of Conduct on vieras termi, määrittely puuttuu kokonaan – tai se ei ole aidosti käytössä.
Samaan aikaan vastuullisuusvaatimukset kasvavat, erityisesti hankinnoissa. Kyse ei siis enää ole siitä, pitäisikö Code of Conduct olla olemassa, vaan siitä:
-
- miten se rakennetaan
-
- miten se kytketään hankintoihin
-
- ja miten sen toteutumista johdetaan käytännössä.
Code of Conduct on vasta lähtökohta
Code of Conductin hyödyt ovat kiistattomat. Se selkeyttää pelisääntöjä, tukee vastuullisuustavoitteita, rakentaa luottamusta ja vähentää riskejä itse organisaatiossa kuin myös toimittajayhteistyössä. Koodisto voi olla näille yhteinen, tai molemmille omansa. Mutta ilman käytäntöönviemistä asia jää kuitenkin helposti symboliseksi – jopa näennäisvastuullisuudeksi.
Lisäksi monessa kunnassa tilanne on vielä enemmän lähtökuopissa: ohjeistoa ei ole lainkaan tai se on liian yleisellä tasolla, jotta se ohjaisi arjen tekemistä. Tämä on merkittävä mahdollisuus. Hyvin laadittu Code of Conduct voi toimia hankintojen käytännön työkaluna ja toimittajayhteistyön selkärankana – sekä vastuullisuuden konkretisoijana, joka harmonisoi hankintatapaa läpi organisaation.
Mikä tekee Code of Conductista vaikuttavan?
Vaikuttavuus ei synny itse asiakirjasta, vaan siitä, miten se kytketään arkeen.
Ensinnäkin keskeistä on jalkauttaminen. Code of Conduct ei saa jäädä juridiseksi liitteeksi, vaan sen sisältö pitää tuoda käytäntöön. Sen tulee olla osa perehdytystä ja koulutuksia, ja ulottua myös toimittajiin ja kumppaneihin. Vain näin varmistetaan, että vaatimukset ymmärretään samalla tavalla eri tilanteissa ja että ne todella ohjaavat toimintaa.
Toiseksi: ratkaisevaa on vastuullisuuden toteutumisen seuranta. Liian usein Code of Conduct kuitataan yhdellä hyväksynnällä, minkä jälkeen siihen ei enää palata. Todellinen vaikuttavuus edellyttää kuitenkin systemaattista seurantaa. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että toimittajilta pyydetään tietoa ja näyttöä vaatimusten toteutumisesta, ja että organisaatiossa on käytössä kanavat poikkeamien ilmoittamiseen. Ilman seurantaa ei synny läpinäkyvyyttä eikä mahdollisuutta kehittää toimintaa.
Kolmanneksi: tarvitaan sopimuskytkentä ja tarvittaessa myös sanktioita. Kun Code of Conduct liitetään osaksi sopimusta ja määritellään sitovaksi velvoitteeksi, sen merkitys muuttuu olennaisesti. Se ei ole enää suositus, vaan osa sopimuksen ehtoja. Sanktioiden ei tarvitse olla ensisijainen ohjauskeino, mutta niiden olemassaolo tekee odotuksista uskottavia ja ohjaa toimintaa tehokkaasti.
Neljänneksi: on nostettava auditoinnin ja käytännön valvonnan merkitys. Pelkkä luottamus ei riitä, vaan toteutumista täytyy myös varmistaa. Tämä voidaan tehdä riskiperusteisesti esimerkiksi dokumenttitarkastusten, paikan päällä tehtävien auditointien tai kolmannen osapuolen arviointien avulla. Auditointi ei ole pelkkää valvontaa, vaan myös mahdollisuus oppia ja kehittää toimintaa yhteistyössä osapuolien välillä.
Konkreettiset hyödyt arjessa
Hyvin rakennettu ja käytäntöön kytketty Code of Conduct tuo hyötyjä, jotka näkyvät suoraan arjen työssä – erityisesti hankinnoissa.
Se keventää yksittäisten hankintojen valmistelua. Kun keskeiset vastuullisuusvaatimukset on koottu Code of Conductiin, niitä ei tarvitse joka kerta määritellä erikseen tai muistaa sisällyttää tarjouspyyntöihin. Tämä tuo johdonmukaisuutta hankintoihin ja vähentää myös riskiä siitä, että olennaisia vaatimuksia jää huomioimatta.
Samalla Code of Conduct yhdenmukaistaa toimintaa organisaation sisällä. Kun yhteiset periaatteet on määritelty ja kytketty sopimuksiin, hankintatavat eivät vaihtele, vaan vastuullisuutta toteutetaan systemaattisesti läpi organisaation.
Lisäksi se tarjoaa luontevan välineen organisaation omien vastuullisuustavoitteiden konkretisoimiseen. Sen sijaan, että tavoitteet jäisivät strategiselle tasolle, ne voidaan viedä Code of Conductin sisältöön ja sitä kautta osaksi sopimusvelvoitteita. Samalla voidaan edellyttää toimittajilta osallistumista esimerkiksi vastuullisuusraportointiin tai tietojen tuottamiseen organisaation omia raportointitarpeita varten.
Näin Code of Conduct ei ole vain ohjeistus, vaan käytännön työkalu, joka yhdistää strategiset tavoitteet, hankintakäytännöt ja sopimushallinnan toisiinsa.
Hyvin rakennettu ja aidosti käytössä oleva Code of Conduct vaikuttaa suoraan:
-
- hankintojen riskienhallintaan
-
- toimittajayhteistyön laatuun
-
- sopimuskauden hallintaan
-
- vastuullisuusraportointiin
-
- organisaation maineeseen
-
- sekä siihen, kuinka paljon aikaa yksittäisten hankintojen valmistelu vie.
Parhaimmillaan se vähentää epäselviä tilanteita jo ennen kuin niitä syntyy.
Tarvitaan resursseja
Yksi keskeinen syy siihen, miksi Code of Conduct ei toimi käytännössä, on hyvin konkreettinen: sopimusten seuranta ja hallinta vaativat resursseja.
Kun Code of Conduct kytketään sopimusseurantaan, sopimushallintaan ja koko sopimuksen elinkaareen, se ei ole enää yksittäinen dokumentti, vaan osa jatkuvaa työtä. Tämä työ vaatii aikaa, osaamista, selkeitä prosesseja ja vastuunjakoa organisaation sisällä.
Ilman näitä Code of Conduct jää helposti irralliseksi liitteeksi, jota ei aktiivisesti hyödynnetä eikä johdeta.
Haaste ja mahdollisuus
Monelta kunnalta puuttuu edelleen oma Code of Conduct toimittajille, selkeä malli sen kytkemiseen hankintoihin sekä käytännöt seurannalle ja auditoinnille. Samaan aikaan vastuullisuusvaatimukset kiristyvät.
Tämä muodostaa selkeän kehittämiskohdan. Code of Conduct voidaan rakentaa alusta lähtien osaksi hankintojen kokonaisuutta siten, että se tukee sekä vastuullisuustavoitteita että käytännön sopimushallintaa.
Organisaatioiden kannattaakin kysyä itseltään:
-
- Onko meillä Code of Conduct – ja onko se riittävän konkreettinen?
-
- Ymmärretäänkö se arjessa?
-
- Seurataanko toteutumista oikeasti?
-
- Onko tähän varattu riittävät resurssit?
Code of Conduct ei ole juridinen liite, se on johtamisen työkalu – ja käytännössä osa sopimuksen elinkaaren hallintaa.
Vasta silloin, kun se on aidosti kytketty arkeen, sopimuksiin ja niiden seurantaan, se alkaa tehdä sen, mitä varten se on olemassa.
