Maanantain markkinakartoitusmietintö
Aurinkoista viikon alkua täältä Ju-Halta! Puhutaanpa vähän markkinakartoituksesta näin viikon alun kunniaksi.
Hankintalain päivitys nostaa hankinnan valmistelun entistä vahvemmin hankintatoimen keskiöön. Eikä ihme – hyvä valmistelu on yksi parhaista tavoista ehkäistä hankinnan riskejä jo ennen kuin ne ehtivät syntyä.
Yksi tärkeä valmistelun työkalu on markkinakartoitus ja sen osana käytävä markkinavuoropuhelu.
Hyvin tehty markkinakartoitus auttaa ymmärtämään, mitä markkinoilla oikeasti on tarjolla ja millä tavalla hankinta kannattaa toteuttaa. Samalla voidaan testata esimerkiksi hankinnan laajuutta, vaatimuksia, sopimuskauden pituutta, hinnoittelumallia ja hankinnan jakamista osiin.
Markkinavuoropuhelu kannattaa nähdä myös strategisena työkaluna, ei vain yksittäisen hankinnan valmisteluvaiheena. Sen avulla hankintayksikkö saa tietoa markkinoista, voi tunnistaa uusia ratkaisuja ja kehittää omaa hankintatapaansa. Samalla rakennetaan ymmärrystä siitä, millainen hankinta palvelee parhaiten sekä organisaation tavoitteita että markkinoiden mahdollisuuksia.
Toisin sanoen: ennen kuin päätetään, miten ja millä ehdoilla hankinta toteutetaan, kannattaa selvittää, mitä markkina pystyy meille tarjoamaan.
Ja tässä kohtaa markkinavuoropuhelulla on toinenkin tärkeä tehtävä: Markkinavuoropuhelu on myös hankinnan markkinointia.
Markkinavuoropuhelu on myös hankinnan markkinointia.
Markkinavuoropuhelu on mahdollisuus kertoa toimittajille tulevasta hankinnasta, aikataulusta ja siitä, mitä ollaan suunnittelemassa. Samalla voidaan herättää kiinnostusta hankintaa kohtaan ja madaltaa kynnystä osallistua kilpailutukseen.
Jos tavoitteena on saada kilpailutukseen useampia tarjoajia, ei ole yhdentekevää, milloin toimittajat kuulevat hankinnasta ensimmäisen kerran. Markkinan kanssa kannattaa keskustella jo hankinnan valmisteluvaiheessa, sillä tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen vuorovaikutuksen tulee tapahtua hankintamenettelyn ehtojen mukaisesti kirjallisen kysymys- ja vastausmenettelyn kautta.
Hyvä markkinakartoitus voi auttaa tunnistamaan riskejä jo ennen tarjouspyynnön julkaisemista:
- Onko suunniteltu hankinnan kohde sellainen, jota markkinoilla pystytään tarjoamaan?
- Ovatko vaatimukset realistisia vai rajaavatko ne tarjoajia tarpeettomasti?
- Onko markkinoilla riittävästi potentiaalisia tarjoajia?
- Kannattaisiko hankinta jakaa osiin?
- Millainen hinnoittelumalli toimii käytännössä?
- Onko suunniteltu sopimuskausi markkinan näkökulmasta järkevä?
- Mitkä asiat voivat aiheuttaa tarjoajille epäselvyyttä tai nostaa osallistumisen kynnystä?
Parhaimmillaan markkinakartoitus antaa hankintayksikölle myös tietoa, jota ei muuten olisi saatavilla. Ja joskus tärkein havainto voi olla juuri se, että alkuperäistä suunnitelmaa kannattaa muuttaa.
Markkinavuoropuhelu ei tietenkään tarkoita sitä, että toimittajat suunnittelevat hankinnan hankintayksikön puolesta. Hankintayksikkö tekee ratkaisut itse ja vastaa siitä, että tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti. Markkinaa kuitenkin kannattaa kuunnella ennen kuin omat suunnitelmat ovat liian pitkälle lukkoon lyötyjä.
Hyvä markkinakartoitus onkin parhaimmillaan hankinnan riskienhallintaa. Se auttaa tunnistamaan ongelmia silloin, kun niiden korjaaminen on vielä helppoa ja edullista, eikä vasta tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen. Samalla se tukee myös hankinnan oikeudellista kestävyyttä. Erityisesti tilanteissa, joissa arvioidaan hankinnan jakamista osiin tai asetettavia soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimuksia, markkinatiedolla voidaan perustella ratkaisuja ja vähentää myöhempien oikeudellisten riitaisuuksien riskiä.
Näin ollen hankintalain muutokset tuovat valmistelun merkitystä entistä näkyvämmäksi. Tämä on mielestämme tervetullut muutos, sillä hyvin valmisteltu hankinta luo parhaat edellytykset onnistuneelle kilpailutukselle.
Jos seuraava hankintanne on vasta suunnittelupöydällä, voisikin olla hyvä hetki pysähtyä hetkeksi markkinan äärelle.
Me autamme mielellämme markkinakartoituksen suunnittelussa, markkinavuoropuhelun toteuttamisessa ja ennen kaikkea siinä, että keskusteluista saadaan oikeasti hyödyllistä tietoa hankinnan valmisteluun.