Konsultti iloitsee – Kysyvä ei tieltä eksy
Hankintoihin liittyy monia harhaluuloja ja ennakkoasenteita, joista monet selviäisivät pienellä perehtymisellä ja kysymällä. Valitettavasti aina kun kysymys jää tekemättä lisääntyvät epäluulot ja niistä tulee kerrottua kaverille. Näin saadaan aikaan ikävä kerrannaisvaikutus, joka ruokkii niitä harhaluuloja ja ennakkoasenteita. Ilmiö esiintyy niin tarjoajapuolella kuin valitettavasti hankintayksiköiden taholta. Ja ne asenteet kovin helposti tuplaantuvat, kun omia toimia tarkemmin kontekstiin laittamatta, epäilykset puretaan someen.
Tulipa esipuhe, mutta tämä alleviivaa niin hyvin viitekehystä, jossa toimimme. Epäluulot kohdistuvat hankintalakiin ja sen pohjalta hankintoja tekeviin hankintayksiköhin ja siellä työskentelevien ihmisten ammattitaitoon. On täysin totta, että moni hankintoja tekevä tekee niitä oman toimensa ohessa ja kenties hataralla hankintaosaamisella. Tässä me toimimme puskurina ja apuna sen hankintalain ja hankintaprosessien asiantuntijoina.
Pyrimme osaltamme murtamaan ennakkoluuloja ja epäilyksiä avoimuudella ja tekemällä hankinnoista lähestyttävämpiä. Puhumme paljon sopimusten ja muiden asiakirjojen selkosanaisuudesta. Ymmärrettävyydestä. Kehotamme selventämään asioita vastuunjakotaulukoin ja muilla visuaalisilla avuilla aina kun mahdollista. Valitettavasti asiakirjoista tulee usein kymmenien sivujen paketteja. On aloja, joilla tarjoajien ydintehtävä ei edellytä suurempaa tietoteknistä osaamista tai suurien asiakirjakokonaisuuksien hallintaa. Tarjoamaan lähteminen voi jo lähtökohtaisesti olla siis kynnys. Liian usein törmäämme tilanteeseen, jossa tarjoaja ei selkeästi ole joko lukenut tai ymmärtänyt tarjouspyyntöä ja sen liitteitä. Ja sepä hankintaa tekevää harmittaa. Mikään ei ole ikävämpi syy hylätä tarjousta. Välillä tekee mieli aloittaa tarjouspyyntöasiakirja punaisella tekstillä KYSY KAIKKI EPÄSELVÄ KYSYMYS-VASTAUSVAIHEESSA.
Tämän todettuani saan ilokseni todeta, että tässä heti vuoden alkuun olemme saaneet hienoja kysymyksiä! Siis todella ja useampaan otteeseen. Näiden perusteella olemme oppineet ymmärtämään taas toisiamme paremmin, näkemään kuinka asioita voi ymmärtää eritavoin. Yhdelle koulukuljetusreitille oli esimerkiksi määritelty lapsia 10+7, merkintä oli tilaajalle jollakin tasolla itsestäänselvyys, mutta ei auennut tarjoajalle reittiselosteesta. Hän kysyi, tilaaja täsmensi. Ei ole aina helppoa sanoittaa asioita yksiselitteisesti.
Hankinnan kysymys-vastausvaihe on se, jossa tarjoaja voi nostaa esiin ajatuksensa kilpailutuksesta ja kysyä epäselviä asioita. Hankintayksikkö voi näiden perusteella täsmentää, korjata ja tilanteen vaatiessa myös keskeyttää hankinnan. Välillä kun hankinnan määrittelyssä mennään metsään, vaikka kuinka olisi markkinakartoitus tehty. Se nyt on vain niin kovin inhimillistä.
Vanha sanontakin sanoo ”Kysyvä ei tieltä eksy”. Kysyminen ei koskaan ole turhaa. Jos hankinnassa sinua jokin mietityttää, se mietityttää varmasti myös jotakuta toista. Ollaan kuitenkin aina asialinjalla.
Muistetaanhan että, julkaistun hankinnan osalta viestintä käydään vain tarjouspyynnössä ilmoitetulla kysymys-vastausvaiheella. Ei somessa, ei soittaen hankintayksikköön. Tasapuolisen kohtelun nimissä tieto tulee jakaa kaikille mahdollisille tarjoajille hankintajärjestelmän kautta. Ja ne vastaukset, ne sitovat hankintayksikköä.
