Teimme syksyn alun kunniaksi pienen asiakastyytyväisyyskyselyn. Samaan aikaan saimme ihan kasvotusten kuulla olevamme innovatiivisia ja ketteriä. Haluamme esittää lämpimät kiitokset kaikesta palautteesta ja kyselyymme vastanneille!
Pureudutaanpa hetki saamaamme palautteeseen, jonka voi siis todellakin tiivistää sanoihin nopea, ketterä, innovatiivinen. Isoja sanoja. Meille ne kaikki merkitsevät kuitenkin varsin samaa asiaa, meitä. Olemmehan pieni ja ketterä tiimi. Se on suurin voimavaramme, mutta myös Akilleen kantapäämme.
Pienessä tiimissämme ei ole tarkkaa hierarkiaa. Sille ei yksinkertaisesti ole tarvetta. Pyrimme yhteisvoimin jakamaan työtehtävät ja vastaamme kukin asioiden etenemisestä. Jokainen saa vaikuttaa ja antaa asiantuntijuudestaan. Säännölliset palaverit huolehtivat tiedonsiirrosta, kehittymisestä ja työn jakautumisesta tasaisesti. Koska yksi meistä tekee 90% etänä, olemme viimeisen vuoden aikana panostaneen paljon myös sähköiseen työjonoon ja palaverikäytäntöihin. Etäisyys ei saa olla ketteryyden este. Eikä työhyvinvoinnin! Päivittäinen kahvitunti on tärkeä osa tiimin toimivuutta.
Pieni asiantuntijatiimimme on itseohjautuva. Prosessimme ovat kevyitä ja usein hyödynnämme ja testaamme MVP-tason ratkaisuja työtämme tukevissa toiminnoissa. Hankintaprosessin vaiheiden merkintä kalentereihin on pieni teko, mutta auttaa suunnattomasti resurssointia ja jokaisen oman työviikon suunnittelua. Se on myös tapa huolehtia asioiden etenemisestä, vaikka joku meistä sairastuisi.
Pieni tiimimme eroaa paljon asiakaskuntamme organisaatioiden rakenteesta. Monessa hankintayksikössä ja kunnassa saattaa yksittäisten toimijoiden tai osastojen toiminnot mukailla ketteriä periaatteita, mutta julkinen päättäminen on hyvin hierarkkista. Yksittäinen hankinta kulkee päätösprosessin läpi useita kertoja. Jokainen niistä vie aikaa. Emme siis yhtään ihmettele, että vaikutamme nopeilta ja ketteriltä.
Meille ketteryys on myös asiakkaan kuuntelemista. Onhan ketteryyden ydinajatuksena ymmärtää mitä tehdään ja miksi. Ilman tuota ymmärrystä on hyvin vaikea kehittää. Mietimme pitkään ja päädyimme tämän olevan se tärkeä kohta, kun meitä kuvataan innovatiivisiksi. Vaikka hankintalain mukaiset menettelyt ovat ns. vakioita, kuuntelemalla ja ymmärtämällä asiakkaan oikeaa tarvetta pystymme asettelemaan vaatimukset ja laadunvertailun perusteet laadukkaasti – valitsemaan oikeat palikat toimivalle sopimuskaudelle.
Oman substanssiosaamisemme tunnistaminen ja tunnustaminen on meille tärkeää. Valmistelemme hankintoja niin monella eri alalla, että emme voi olla niissä syviä osaajia. Oma substanssiosaamisemme on hankintaprosessi, sen asiakirjat ja hankintalain soveltaminen. Hankintalaki ja menettelyt antavat meille raamit, joihin emme yritä istuttaa hankinnankohdetta vaan etsimme hankinnan kohteelle parhaiten istuvat raamit. Siksi käännymme usein markkinoiden puoleen. Markkinavuoropuheluiden kautta löydämme usein myös innovatiivisia ratkaisuja sekä vertailuperusteita. Esimerkiksi käytyjen markkinavuoropuheluiden perusteella teimme erääseen kilpailutukseen, ympäristösertifikaatin vaatimisen sijaan, ympäristövastuullisuusliitteen, josta tarjoaja sai kyllä-rastien perusteella pisteitä. Näin tilaaja pääsi nimeämään heille tärkeitä ympäristötekoja. Lisäksi heidän, ja meidän, ymmärrys alan toimintatavoista sekä vihreän siirtymän tilanteesta kasvoi. Tuota tietoa voidaan hyödyntää tulevissa kilpailutuksissa sekä hankesuunnitteluissa.
Uusiin yrityksiin, tuotteisiin, palveluihin ja liiketoimintatapoihin tutustuminen on hyvin mielenkiintoista!
Koska olemme pieni, keskusteleva tiimi, jolle on hyvin ominaista ketterä toiminta, omaksumme nopeasti erilaisia toimintatapoja ja laaja-alaisesti hankintoja työstäessä saamme paljon vaikutteita toisiltamme, sekä poikki hankinnan kohteiden. Välillä ajatuksia puidaan useamman kahvikupillisen verran ja tarvittaessa palautetaan myös liian lennokkaat ajatukset takaisin arjen tasolle.
Olemme ketteriä, mutta nopeille vaikutamme vain hyvin toimivan työnorganisoinnin vuoksi. Joku meistä sanoikin ”jos emme ole nopeita, olemme tosi hitaita”, silloin nimittäin jossakin on informaatiokatko ja prosessissa ongelma.
Jutun on kirjoittanut meidän oma Hilma, tai siis tuttavallisemmin Himmu. Himmu toimii Ju-Ha Consulting Oy:llä hankinta-asiantuntijana.
Koulutukseltaan Himmu on pukuompelija, tradenomi ja yritysneuvoja EAT. Aiemmin Himmu on toiminut teollisuudessa ohjaavissa ja kehittävissä tehtävissä sekä yrittäjänä.
