Hankinnan suunnittelu ja oikeanlainen, realistinen aikatauluttaminen on hyvän hankinnan onnistumisen ehto.
Hankintakalenteri on hyvä työväline hankintaprosessien ja tulevien kilpailutustarpeiden kokonaiskuvan hahmottamiseen. Mikä sopimus loppuu milloin? Milloin uuden sopimuskauden suunnittelu ja valmistelu tulee aloittaa?
Ennen uuden aloittamista on aiheellista hetkeksi pysähtyä miettimään ja vaikka keskustella hetki kollegoiden ja henkilökunnan kanssa, juuri tähän sopimukseen liittyvistä ehdoista ja asioista.
Hankinnan tärkein vaihe on suunnittelu ja valmistelu. Kaiken tulee tähdätä hyvää ja toimivaan sopimukseen, jossa molemmat osapuolet on huomioitu. Kaikille tulee antaa mahdollisuus tuottaa parasta mahdollista tulosta.
Siksi onkin syytä aikatauluttaa hankinta ajoissa. Varaa suunnittelulle, markkinakartoitukselle ja asiakirjojen valmistelulle tarpeeksi aikaa. Ei kannata käyttää vanhaa pohjaa ja vaihtaa vain päivänmääriä, koska maailma muuttuu ja kehittyy jatkuvasti.
Ennen uutta sopimuskautta ja hankintamenettelyn valmistelua, olisi hyvä vastata ainakin näihin kysymyksiin:
- Menikö nykyisellä sopimuskaudella kaikki kuten piti?
- Mitä haluan kehittää tässä asiassa?
- Onko markkinoilla jotain uutta, joka pitää huomioida?
- Millainen on markkinatilanne tässä tuoteryhmässä?
Me aloitamme uuden toimeksiannon aina aikatauluttamalla.
- Aloitamme sen lopusta.
- Määrittelemme tavoitteen sopimuksen alkamisajankohdalle.
- Huomioimme, että päätöksen lainvoimaiseksi tuloaika on 14 päivää.
- Määrittelemme hankinnan arvon, joka vaikuttaa siihen, kuinka kauan tarjouspyynnön tulee olla avoinna.
Näin pääsemme siihen päivään, kun hankintailmoitus pitää viimeistään julkaista.
Lopulta näemmekin, kuinka paljon voidaan käyttää aikaa suunnitteluun ja valmisteluun.
Kun aikaa suunnitteluun ja valmisteluun jää vähän, tingitään helposti tärkeimmästä: Uusien asioiden tutkimisesta. Markkinoihin tutustumisesta ja siitä mahdollisuudesta, että hankintamenettely voitaisiin toteuttaa vähän toisin. Hyvä suunnittelu myös usein säästää lopullisissa kustannuksissa.
Asiakkaamme ovat ihania. Tiedämme ja tunnemme heidän ongelmansa. Organisaatioiden resurssit eivät ole riittäviä ja kunnat painivat isojen, esimerkiksi taloudellisten, ongelmien keskellä. Tämä näkyy erityisesti hankintojen vuosisuunnittelussa ja yksittäisten hankintojen suunnittelussa. Työssämme huomaamme usein tällaisia kehittämiskohteita. Mutta olisiko aika muutokselle?
Hankinnoissa teemme tulevaisuutta. Kun aloitamme ajoissa ja suunnittelemme huolella, pystymme avaamaan mielemme uudenlaisille ajatuksille ja harkitsemaan hankinnankohteen kannalta olennaisimpia asioista huolella, pystymme päivittämään hankinnan kokonaisuuden tulevaisuuden tarpeiden mukaiseksi. Muutokseen tai kehittämiseen tarvitaan kuitenkin päättäjien tukea ja vankkaa päättämisen tahtoa.
Toivottavasti me kaikki hankintoja tekevät ajattelemme, että teemme tulevaisuutta. Harvahan meistä sopimuksia menneeseen aikaan suunnittelee.
