On jälleen aika, jolloin kuntien ja kaupunkien talvikunnossapidon sopimukset tulisi jo olla kunnossa edessä olevalle kaudelle, mutta ehkäpä saat tästä ajatuksia seuraavaan hankintaan.
Saimme Akaan kaupungilta toimeksiannon kyseisen hankinnan valmistelusta viimevuoden joulukuussa. Pohjatöiden jälkeen pidimme työpalaverin, jossa käytiin läpi edellisten sopimuskausien onnistumiset ja epäonnistumiset. Mietimme syitä ongelmiin ja tavoitteita uudelle sopimuskaudelle.
Tavoitteiksi asetettiin, että urakoitsijat ottavat vastuun tiestön talvihoidon kunnosta ja paikallisten saaminen sopimustoimittajiksi.
Päätimme markkinoida hankintaa kaikin mahdollisin keinoin. Järjestimme markkinavuoropuhelun, jossa avasimme kaupungin tavoitteita ja tahtotilaa keskustelulle. Halusimme kuulla alan toimijoilta, miten tämä pitäisi hoitaa, jotta saadaan mitä tarvitaan? Ilmoitimme tilaisuudesta kaupungin kotisivuilla, paikallislehdessä ja jaoimme tietoa some-kanavissa. Markkinavuoropuhelua ja tulevaa hankintaa markkinointiin myös aktiivisesti yrittäjäjärjestön kautta. Tästä iso kiitos yrittäjäjärjestöille, ilman heidän panostaan tieto ei olisi saavuttanut niin montaa urakoitsijaa.
Markkinavuoropuhelutilaisuuteen tuli runsaasti osallistujia ja saimme aikaan hyvää keskustelua. Ajatus talvikunnossapidon jakamisesta urakka-alueisiin (hankinta osa-alueisiin) ja hinnoittelun muuttaminen kilometrihinnasta kuukausihinnaksi, herätti ensin ihmetystä. Yhteisen mietinnän myötä löytyi myös uusia ajatuksia. Katsoimme aluejakoa ja vastuukysymyksiä, eli sitä mitä kuukausihintaan tulisi sisältyä. Vastuu oman alueen teiden kunnosta, tietyin laatumäärittein avattiin ja ajatukset saivat vastakaikua sekä myös hyväksyntää. Keskustelun tuloksina yksityiskohtia muokattiin, onhan alueen urakoitsijoilla käytännön kokemus, miten on parasta toimia ja tehdä. Positiivinen ilmapiiri poiki aktiivista osallistumista ja keskustelu oli vilkasta.
Tarjouspyynnön julkaisun jälkeen järjestimme vielä urakoitsijoille koulutusta. Neuvoimme, miten hankintajärjestelmään tehdään tarjous. Koulutukseen osallistui hyvä joukko urakoitsijoita ja saimme tästä paljon positiivista palautetta. Tämäkin koulutus tehtiin yhteistyössä yrittäjäjärjestön kanssa.
Tarjoukset saatiin kahdeksalta paikalliselta urakoitsijalta. Valituiksi tulivat viisi paikallista urakoitsijaa, siis kaikkiin 14 osa-alueeseen tuli paikallinen urakoitsija. Tätä voidaan pitää työvoittona. Saavutimme tavoitteet, joihin pyrimme.
Nyt on vuorossa sopimusaika, joka alkaa 1.11.2019. Tavoitteet on asetettu melko korkealle ja sopimusseuranta tulee olemaan mielenkiintoista.
Tässä vaiheessa voi olla tyytyväinen. Päätös on lainvoimainen eikä valituksia ole tullut. Työ tuotti sen tuloksen, jota haettiin. Toivokaamme, että myös sopimusaika tuottaa toivotun tuloksen. Ilman hankinnan etukäteistä markkinointia useaa reittiä pitkin, sekä rehellistä keskustelua paikallisten urakoitsijoiden kanssa, emme varmasti olisi päässeet tällaiseen tulokseen.
Tämän esimerkin avulla haluan rohkaista kaikkia keskustelemaan hankinnan valmisteluvaiheessa, markkinoimaan hankintaa ja myös huomioimaan paikallisten yrittäjien ammattitaito. Iso kiitos myös Akaan kaupungille rohkeasta heittäytymisestä toimintamallin muutokseen.
Mia Koljonen
